Nutzen Sie dieses Formular, wenn Sie Zeuge eines möglichen Verstoßes gegen unsere Compliance-Richtlinien geworden sind, einen Vorfall melden möchten oder Fragen haben.
VITRONIC fördert eine Kultur, in der auch sensible Themen offen angesprochen werden können und ermutigt seine Mitarbeiter, mögliche Verletzungen der Compliance-Bestimmungen zu melden. Seriöse Hinweise helfen uns, Verstößen frühzeitig entgegenzuwirken und Schäden für unser Unternehmen, unsere Mitarbeiter und Geschäftspartner zu vermeiden.
Ansprechpartner für die Meldung eines Compliance-Verstoßes sind der Vorgesetzte oder das Compliance-Office. Wir bieten überdies mithilfe des vertraulichen Hinweisgebersystems – das sowohl Mitarbeitern als auch Dritten zur Verfügung steht – die Gelegenheit, bei konkreten Anhaltspunkten mögliche Verstöße innerhalb der Unternehmensgruppe anonym zu melden.
Die Meldung eines Compliance-Verstoßes wird stets vertraulich behandelt. Wir dulden keine Benachteiligung oder Diskriminierung von Personen, die in gutem Glauben einen Compliance-Vorfall melden, tragen im Rahmen der Aufklärung jedoch auch den schutzwürdigen Interessen der von einer Meldung betroffenen Person(en) Rechnung. Wir weisen darauf hin, dass Verdächtigungen und Anschuldigungen gegen eine Person für diese Person schwerwiegenden Konsequenzen nach sich ziehen können und bitten um eine verantwortungsvolle Nutzung des Hinweisgeber-Systems.
Vorfälle im Zusammenhang mit Datenschutzverstößen sind bitte direkt an unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz(at)vitronic.com zu melden.
Hinweise auf einen Compliance-Verstoß können entweder elektronisch, telefonisch oder postalisch an das Compliance Office unter:
VITRONIC Dr.-Ing. Stein Bildverarbeitungssysteme GmbH
Abteilung Compliance
Hasengartenstraße 14
65189 Wiesbaden
oder über unser vertrauliches Hinweisgebersystem auf dieser Seite gemeldet werden.
Bitte beachten Sie, dass Ihre Meldung auch für (fach)fremde Dritte verständlich sein und klar formulieren muss, welcher Sachverhalt dieser Meldung zugrunde liegt. Bitte berücksichtigen Sie, dass das Compliance Office auf vollständig dargestellte Sachverhalte angewiesen ist, um einen Vorfall angemessen untersuchen zu können. Unter Umständen benötigt das Compliance Office weitere Informationen zur Aufklärung eines Sachverhalts. Daher ist es hilfreich, wenn die Meldung Ihres Hinweises eine Kontaktaufnahme und Rückfragen ermöglicht.
Der Bearbeitung förderlich ist daher, wenn die Meldung die folgenden Fragen verständlich beantwortet: Wer? Was? Wann? Wie? Wo?
Sollten Sie Ihren Hinweis anonym abgeben wollen, verzichten Sie bitte auf Schilderungen, die Rückschlüsse auf Ihre Identität erlauben. Beim Verfassen der Nachricht sollte der Schwerpunkt der Nachricht auf der inhaltlichen Schilderung des Geschehens liegen. Alle Orts- und Zeitangaben sollten Sie so wählen, dass Rückschlüsse auf Ihre Person vermieden werden. Trotzdem können Rückfragen auftreten. Daher bitten wir Sie, auch bei anonymisierten Meldungen eine Möglichkeit zur Kontaktaufnahme zu hinterlegen (beispielsweise eine eigens eingerichtete Adresse unter einem Pseudonym). Wir bitten, diesen anonym eingerichteten E-Mail-Account fortlaufend und regelmäßig zu prüfen, um den Kontakt aufrechterhalten zu können. Wir sichern für alle Meldungen über das Hinweisgebersystem den größtmöglichen Schutz der Daten und Persönlichkeitsrechte zu.